1 §. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Vaasan Pingviinit ry ja sen kotipaikka on Vaasa. Yhdistys on suomen- ja ruotsinkielinen. Kokousten pöytäkirjat, tiedotteet, ilmoitukset ja säännöt laaditaan ainoastaan suomeksi, ellei hallitus toisin päätä.
2 §. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoitus on talviuinnin ja siihen liittyvän virkistysuinnin ylläpito ja kehittäminen ympäri vuoden.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys huolehtii käytössään olevista tiloista, sekä järjestää avantouintiharjoituksia, kokouksia, juhlia, retkiä ja kilpailutilaisuuksia.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta, toimeenpanna varojen hankkimiseksi asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia, ylläpitää kioskimyynti toimintaa, sekä suorittaa rahankeräyksiä järjestämissään tilaisuuksissa asianmukaisen luvan saatuaan.
3 §. Jäsenet
Yhdistyksen jäsenet ovat varsinaisia jäseniä tai kunnia- kannatus tai koejäseniä.
Varsinaisiksi jäseniksi yhdistyksen hallitus voi hakemuksesta hyväksyä henkilön jonka voidaan toiminnallaan odottaa edistävän yhdistyksen tarkoituksen toteutumista. Uuden jäsenen jäsenmaksu katsotaan jäsenanomukseksi. Yhdistyksen hallitus vahvistaa jäsenyyden. Mikäli jäsenyyttä ei hyväksytä, hallitus ilmoittaa siitä jäsenyyttä hakeneelle ja palauttaa maksun. Jäsenen tulee omaehtoisesti huolehtia jäsenmaksunsa suorittamisesta hallituksen osoittamalla tavalla.
Kannatusjäseneksi voi yhdistyksen hallitus hyväksyä henkilöitä, tai oikeustoimikelpoisia yhteisöjä, jotka tukevat yhdistyksen toimintaa ja jäseneksi liittyessään sitoutuvat suorittamaan vuotuisen, tai kertakaikkisen kannatusjäsenmaksun. Kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka on ollut yhdistyksen jäsenenä yhtäjaksoisesti vähintään kolmekymmentä (30) vuotta ja on niiden vuosien aikana ollut vähintään viitenä (5) vuotena yhdistyksen hallituksen jäsenenä, muuna toimihenkilönä, tai henkilö joka on erityisen huomattavasti auttanut yhdistyksen toimintaa. Kunniapuheenjohtajana voi toimia vain yksi henkilö kerrallaan. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
4 §. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
a) Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle, tai ilmoittamalla eroamisestaan yhdistyksen kokouksessa. Jäsen, joka on laiminlyönyt jäsenmaksunsa, katsotaan eronneeksi.
b) Jäsenen erottaminen
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet joihin hän on yhdistykseen liittyessään sitoutunut. Jäsen voidaan erottaa myös jos hän menettelyllään yhdistyksessä, tai sen ulkopuolella on huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, esiintyy hyvien tapojen vastaisesti tai ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5 §. Liittymis- ja jäsenmaksu
Liittymis ja jäsenmaksujen suuruuden määrää seuran vuosikokous kutakin vuotta varten erikseen. Kannatusjäsenmaksujen suuruuden määrää kuitenkin hallitus. Kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenillä ei ole jäsenmaksuvelvollisuutta. Vuosikokouksen päätöksellä hallitus voi hyväksyä henkilön jäseneksi myös kesken uintikauden. Vajaan vuosijäsenmaksun maksanut jäsen on koejäsen. Koejäsenen jäsenmaksun määrää hallitus. Koejäsenellä ei ole äänioikeutta jäsenkokouksessa.
6 §. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja kuusi (6) muuta varsinaista jäsentä, sekä (2) varajäsentä. Puheenjohtaja sekä hallituksen varsinaiset jäsenet valitaan kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan. Jäsenistä puolet (1/2) on vuosittain erovuorossa. Ensimmäisellä kerralla ratkaistaan erovuorot arvalla. Hallituksen varajäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sekä ottaa keskuudestaan, yhdistyksestä tai sen ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi tarpeen mukaan perustaa alaisuudessaan toimivia toimikuntia hoitamaan eri tehtäviä. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun asianomainen koollekutsuja katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja, tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet (1/2) sen jäsenistä, on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7 §. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä sihteerin tai hallituksen erikseen oikeuttaman henkilön kanssa.
8 §. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on 1.9 – 31.8. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
9 §. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä aikana syys-lokakuussa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kannatus- ja koejäsenillä on läsnäolo ja puheoikeus. Kokouksessa on jokaisella varsinaisella- ja kunniajäsenellä, sekä kunniapuheenjohtajalla äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan, ratkaistaan vaali arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
Ylimääräiseen kokoukseen käsiteltäviksi esitetyt asiat tulee toimittaa hallitukselle hyvissä ajoin, viimeistään kolme (3) viikkoa ennen kokousta, jotta ne ehditään valmistella kunnolla ja sisällyttää kokouskutsuun.
10 §. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. Kokouskutsu julkaistaan yhdistyksen ilmoitustaululla olevalla suomen ja ruotsinkielisellä kokouskutsulla.
11 §. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat sääntömääräiset asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, päätetään liittymis- ja jäsenmaksuista sekä toimihenkilöiden palkkioista.
8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja kahdeksi (2) toimikaudeksi.
9. Valitaan seuraavaksi kahdeksi (2) toimikaudeksi kolme (3) hallituksen jäsentä erovuoroisten tilalle.
10. Valitaan kaksi (2) varajäsentä seuraavaksi toimikaudeksi.
11. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat.
12. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle seitsemän (7) päivää ennen kokousta.
12 §. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa varat tulee käyttää talviuintia edistävään tarkoitukseen. Varojen käytöstä päättää viimeinen purkamisesta päättävä kokous. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat edellä mainittuun tarkoitukseen. Näiden sääntöjen lisäksi noudatetaan yhdistyslakia.